До КЗпП планують додати норму, яка дозволить складати документи кадрового обліку не лише в паперовій, а й в електронній формі (за власним вибором). Ухвалено у першому читаннівідповідний законопроект №2260
Письмова форма документу
12 листопада ВРУ прийняла у І читанні законопроект № 2260.
За пояснювальною запискою, його розроблено у зв’язку з необхідністю приведення положень деяких законів України у відповідність до Закону «Про державну службу», удосконалення електронної форми комунікації між громадянами, інститутами громадянського суспільства та державними органами, а також уточнення окремих понять.
Цим законопроектом в КЗпП мають ввести нову ст. 5. Вона наводитиме визначення письмової форми документа для цілей трудового законодавства.
Письмовою формою документу вважатиметься документ, створений у паперовій або електронній формі (у тому числі в автоматичному режимі) з дотриманням вимог Законів "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги", складення та/або подання, та/або надіслання якого передбачається КЗпП.
Подивимось, на що таке нове визначення вплине.
Електронний трудовий договір
На сьогодні ст. 24 КЗпП передбачено випадки укладення трудового договору в письмовій формі.
Додержання письмової форми (тобто складання документу під назвою «трудовий договір» або навіть «трудовий контракт») є обов'язковим:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 КЗпП);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою (мається на увазі, коли фізособа є роботодавцем);
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.
У всіх інших випадках працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця.
Тож виходить, що у разі прийняття законопроекту №2260 з працівниками можна буде укладати письмові трудові договори в електронному вигляді. Але для цього має бути ЕЦП не тільки у керівника підприємства, а й у новоприйнятого працівника. Адже договір підписується як роботодавцем, так і працівником.
Електронна кадрова документація
Оскільки ст. 5 КЗпП вводиться для всіх видів письмових документів, які згадуються в КЗпП, то в електронному вигляді з дня набрання чинності законопроекту № 2260 можна буде складати:
Зверніть увагу! Щоб запровадити такий електронний документообіг, треба, щоб всі працівники (подекуди і потенційні) мали ЕЦП. Тому, скоріш за все, навіть ті, хто бажатиме складати усі кадрові документи виключно в електронному вигляді, навряд чи зможуть це зробити. Тому частина документів матиме електронну форму, а частина – складатиметься в паперовій.
Зауважимо, що нове правило щодо електронного документообігу є правом для роботодавців, а не їх обов’язком. Тобто паперова форма кадрових документів залишається актуальною й надалі.